Privacy & Policy

Harmony Chiropractic places great importance on the protection of your personal data. In this privacy statement, we aim to provide clear and transparent information on how we handle personal data.

We make every effort to ensure your privacy and handle personal data with care. Harmony Chiropractic complies with all applicable laws and regulations, including the General Data Protection Regulation (GDPR). This means that we commit to:

• Process your personal data in accordance with the purpose for which it was provided, and these purposes and types of personal data are described in this privacy statement.
• Limit the processing of your personal data only to those that are strictly necessary for the purposes for which they are processed.
• Request your explicit consent if we need it for the processing of your personal data.
• Adopt appropriate technical and organizational measures to ensure the security of your personal data.
• Not transfer personal data to third parties unless necessary for the execution of the purposes for which they were provided, such as with Free Motion Fysiotherapie, with whom a processing agreement has been signed.
• Be aware of your rights regarding your personal data; we want to inform you about them and respect them.

As Harmony Chiropractic, we are responsible for the processing of your personal data. After reviewing our privacy statement or if you have questions in general, you can contact us using the contact details at the bottom of this document.

Processing of customer personal data

Customer personal data is processed by Harmony Chiropractic for the following purposes:

• During the appointment with the chiropractor.
• Administrative purposes.
• Communication about scheduled appointments.

For the above purposes, Harmony Chiropractic may request the following personal data:

• First name.
• Last name.
• Phone number.
• Address.
• Email address.
• Gender.
• Date of birth.
• Insurance details.
• Citizen Service Number (BSN).

 

Use of our online services

When you register for one of our online services, we ask you to provide personal data. These data are used to deliver the service and are stored on secure servers. To book appointments online, you need to agree to the privacy policy of Cliniko.

If you send us an email or other messages, we may retain such messages. Sometimes we ask for your relevant personal data for the situation at hand, so we can answer your questions and process your requests.

The personal data you enter on our website to book appointments online are processed in our Cliniko system, and you also agree to Cliniko’s privacy policy. The data you enter in the contact form goes to our inboxes.

Processing of employee personal data

Employee personal data is processed by Harmony Chiropractic for the following purpose:

• Execution of the employment contract.

The legal basis for this personal data is the employment contract. For the above purpose, Harmony Chiropractic may request the following personal data:

• First name.
• Last name.
• Phone number.
• Email address.
• Gender.
• Date of birth.
• Salary details.
• Copy of ID.
• Citizen Service Number (BSN).
• Bank details.

Communication to third parties

The data you provide to us can be communicated to third parties if necessary for the execution of the purposes described above.

For example, we use a third party for:

• Managing financial administration, for which we use the Cliniko program.

We never transmit personal data to third parties with whom we have not entered into a processing agreement. With these parties (processors), we naturally make the necessary agreements to ensure the security of your personal data. Furthermore, we will not provide the data you have provided to third parties unless it is legally required and allowed.

Minors

We process personal data of minors (individuals under the age of 16) only if written consent has been provided by the parent, guardian, or legal representative.

Security

We have taken appropriate technical and organizational measures to protect your personal data from unlawful processing. For example, we have taken the following measures:

• All persons who, on behalf of Harmony Chiropractic, may have access to your data, are obliged to maintain confidentiality.
• We apply a username and password policy on all our systems.
• We pseudonymize and encrypt personal data if necessary.
• We regularly test and evaluate our measures.
• Our employees are informed about the importance of protecting personal data; they have all signed a confidentiality statement with a list of practical instructions.

Rights regarding your data

You have the right to access, rectify, or delete the personal data we have received from you. You can also object to the processing of your personal data (or part of it) by us or by one of our processors. You also have the right to have the data provided by you transferred directly to yourself or on your behalf to another party. We may ask you to identify yourself before we can comply with the requests described above.

If we can process your personal data based on the consent given by you, you always have the right to revoke that consent.

Complaints

If you have a complaint about the processing of your personal data, we ask you to contact us directly. If we cannot resolve the issue together, we naturally find this situation very unpleasant. You always have the right to file a complaint with the Autoriteit Persoonsgegevens, the supervisory authority for privacy protection.

Questions

If you have questions or comments following our Privacy Statement, please contact us!

Contact details

Harmony Chiropractic

Damlaan 77
2265 AM Leidschendam
Netherlands

070 225 00 02

info@harmonychiropractic.nl
www.harmonychiropractic.nl

Version 2-12-2023

 

Harmony Chiropractic hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens. In deze privacyverklaring streven we ernaar om duidelijke en transparante informatie te verstrekken over hoe we persoonlijke gegevens verwerken.

We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en behandelen persoonlijke gegevens met zorg. Harmony Chiropractic houdt zich te allen tijde aan alle toepasselijke wetten en regels, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat we ons inzetten om:

• Uw persoonlijke gegevens te verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt, en deze doelen en soorten persoonlijke gegevens worden beschreven in deze privacyverklaring.
• De verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken tot alleen die gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Uw uitdrukkelijke toestemming te vragen als dit nodig is voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de beveiliging van uw persoonlijke gegevens te waarborgen.
• Geen persoonlijke gegevens door te geven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, bijvoorbeeld met Free Motion Fysiotherapie, waarmee een verwerkingsovereenkomst is ondertekend.
• Op de hoogte te zijn van uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, we willen u hierover informeren en deze respecteren.

Als Harmony Chiropractic zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Na het lezen van onze privacyverklaring of als u algemene vragen hebt, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonlijke gegevens van klanten

Harmony Chiropractic verwerkt persoonlijke gegevens van klanten voor de volgende doeleinden:

• Tijdens het consult bij de chiropractor.
• Administratieve doeleinden.
• Communicatie over geplande afspraken.

Voor de bovenstaande doeleinden kan Harmony Chiropractic de volgende persoonlijke gegevens vragen:

• Voornaam.
• Achternaam.
• Telefoonnummer.
• Adres.
• E-mailadres.
• Geslacht.
• Geboortedatum.
• Verzekeringsgegevens.
• Burgerservicenummer (BSN).

Gebruik van onze online diensten

Bij aanmelding voor een van onze online diensten vragen we u om persoonlijke gegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te voeren en worden opgeslagen op beveiligde servers. Om online afspraken te maken, moet u akkoord gaan met het privacybeleid van Cliniko.

Als u ons een e-mail of andere berichten stuurt, kunnen we dergelijke berichten bewaren. Soms vragen we naar uw relevante persoonlijke gegevens voor de desbetreffende situatie, zodat we uw vragen kunnen beantwoorden en verwerken.

De persoonlijke gegevens die u invoert op onze website om online afspraken te maken, worden verwerkt in ons Cliniko-systeem, en u stemt ook in met het privacybeleid van Cliniko. De gegevens die u invult in het contactformulier komen terecht in onze inbox.

Verwerking van persoonlijke gegevens van medewerkers

Harmony Chiropractic verwerkt persoonlijke gegevens van medewerkers voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van het arbeidscontract.

De wettelijke basis voor deze persoonlijke gegevens is het arbeidscontract. Voor de bovenstaande doeleinden kan Harmony Chiropractic de volgende persoonlijke gegevens vragen:

• Voornaam.
• Achternaam.
• Telefoonnummer.
• E-mailadres.
• Geslacht.
• Geboortedatum.
• Salarisgegevens.
• Kopie van ID.
• Burgerservicenummer (BSN).
• Bankgegevens.

Communicatie met derden

De gegevens die u aan ons verstrekt, kunnen aan derde partijen worden doorgegeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Bijvoorbeeld, we maken gebruik van een derde partij voor:

• Het beheren van de financiële administratie, waarvoor we het programma Cliniko gebruiken.

We geven nooit persoonlijke gegevens door aan derde partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben gesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonlijke gegevens te waarborgen. Bovendien zullen we de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Minderjarigen

We verwerken alleen persoonlijke gegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) als hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, voogd of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Harmony Chiropractic toegang hebben tot uw gegevens, zijn verplicht tot geheimhouding.
• We passen een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid toe op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en versleutelen persoonlijke gegevens indien nodig.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn op de hoogte gesteld van het belang van de bescherming van persoonlijke gegevens; zij hebben allemaal een geheimhoudingsverklaring ondertekend met een lijst met praktische instructies.

Rechten met betrekking tot uw gegevens

U heeft het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonlijke gegevens die we van u hebben ontvangen. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens (of een deel ervan) door ons of door een van onze verwerkers. U heeft ook het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. We kunnen u vragen zich te identificeren voordat we kunnen voldoen aan de hierboven beschreven verzoeken.

Als we uw persoonlijke gegevens kunnen verwerken op basis van uw gegeven toestemming, heeft u altijd het recht om deze toestemming in te trekken.

Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonlijke gegevens, vragen we u om hierover direct contact met ons op te nemen. Als we er samen niet uitkomen, vinden we dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u vragen of opmerkingen heeft naar aanleiding van onze privacyverklaring, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Harmony Chiropractic
Damlaan 77
2265 AM Leidschendam
Nederland

070 225 00 02

info@harmonychiropractic.nl
www.harmonychiropractic.nl

Versie 2-12-2023